HelpDesk | FAQ Missioni
HelpDesk FAQ Missioni
È stata definita una nuova tipologia di richiesta con descrizione AUTORIZZAZIONE AD INCARICHI FUORI SEDE (Docenti).
Questa nuova tipologia di richiesta è da utilizzare solo dal personale docente per le autorizzazioni (non missioni) da ottenere per lo svolgimento di incarichi presso altri atenei o altri enti con spese a totale carico dell'ente di destinazione. Ciò vuol dire che per queste richieste deve essere spuntato il flag "Missione senza spese".
Al rientro è comunque necessario indicare che la "missione" è stata effettuata chiudendo la richiesta tramite il pulsante "Invia senza rimborso".
Il servizio UWeb Missioni è attivo per il personale docente e tecnico amministrativo dell'Ateneo.
I titolari di assegni di ricerca, i dottorandi e i borsisti possono utilizzare il servizio se in possesso di un account unisa attivo.
- Fondi Amministrazione centrale (personale TA): utilizzata solo dal personale tecnico amministrativo
- Fondi altra struttura: da utilizzare nel caso in cui il costo della missione sia a carico di una struttura diversa da quella di afferenza o su fondi specifici gestiti da una struttura diversa da quella di afferenza. In questo sarà obbligatorio compilare il campo "Struttura pagante" selezionando un valore tra quelli disponibili in elenco
- Fondi di progetto: da utilizzare nel caso in cui il costo della missione gravi su un progetto. In questo caso sarà necessario selezionare il docente responsabile del progetto ed il progetto stesso
- Fondi dotazione ordinaria dipartimenti/centri: da utilizzare nel caso in cui i costi della missione gravino sui fondi di dotazione ordinaria
- Missioni delegati del Rettore: da utilizzare quando la missione sarà svolta in qualità di delegato del Rettore.
Se il tipo di richiesta è "Fondi di progetto" ed è stato selezionato il responsabile del progetto ma non compare in elenco nessun progetto vuol dire che il richiedente non è inserito tra le risorse umane del progetto.
In questo caso ci si può rivolgere agli uffici Ricerca per richiedere l'inserimento tra le risorse umane del progetto.
In ogni caso il sistema consente il salvataggio e l'inoltro della richiesta di missione. Sarà il responsabile del progetto, in fase di autorizzazione, a dover indicare il progetto su cui graverà la spesa.
No, le spese di tipo pasto devono essere registrate sommando tutti gli scontrini relativi alla stessa giornata. In questo caso il pdf allegato deve contenere la scansione di tutti gli scontrini per quella giornata.
Se le spese di tipo pasto ricorrono in più giornate è necessario inserire una riga e un allegato per ogni giornata.
Per questo tipo di missioni è necessario impostare i seguenti parametri:
- tipologia di richiesta: "Fondi Regolamento Erasmus"
- Responsabile progetto: Turco Chiara
- Struttura pagante: Area V - Risorse Economiche e Finanziarie
- Regolamento: Regolamento Erasmus plus
Per quanto riguarda le spese, sia per le spese a preventivo che per quelle inserite a consuntivo, sarà possibile dettagliare solo le spese di viaggio. Per tutte le altre spese sostenute si potrà effettuare una scansione delle ricevute/scontrini ed allegare i relativi pdf utilizzando il pulsante "Allegati" presente nella parte superiore della pagina in fase di richiesta di rimborso.
Per le missioni "senza spese" non è necessario creare le estensioni COGE/COAN.
Il visto amministrativo è una funzionalità opzionale sempre attiva, che consiste in un controllo di correttezza, effettuato dagli uffici amministrativi/contabili, dei dati inseriti nella richiesta web.
La nuova funzione è stata richiesta da alcuni Atenei, in cui alcuni dei loro responsabili, hanno la necessità che venga effettuato da parte degli uffici delle loro strutture un controllo di correttezza dei dati inseriti nella richiesta, propedeutico alla loro autorizzazione.
Il Visto Amministrativo non è obbligatorio e non blocca il workflow autorizzatorio. A scelta dell'Ateneo potrà non essere mai gestito, o essere gestito solo per alcune richieste, a seconda di come si organizzano le singole strutture e anche all'interno delle singole strutture potrà essere dato solo su alcune richieste.
È disponibile una notifica (da configurare su richiesta) che viene inoltrata dal sistema all'ufficio Contabilità Missioni quando il richiedente inserisce una richiesta di autorizzazione missione e prima che tale richiesta venga autorizzata dal responsabile.
Se per tale richiesta l'Ufficio vuole effettuare il controllo, dovrà entrare in Ugov nell'autorizzazione missione e, dopo aver verificato i dati presenti nella richiesta, potrà indicare l'esito nel pannello "Visto Amministrativo" selezionando una delle seguenti opzioni:
- Visto verificato: se è tutto corretto
- Visto non verificato: se la richiesta non è stata esaminata (impostazione di default)
- Riscontrate anomalie: se c'è qualche dato da sistemare. In questo caso, dovrà essere obbligatoriamente compilato il campo note per dettagliare all'autorizzatore cosa non sia corretto.
In U-web nel pannello delle Autorizzazioni in Attesa il responsabile vedrà l'informazione del Visto amministrativo, sia in griglia, che all'interno del pannello di autorizzazione.
Il responsabile potrà autorizzare la richiesta anche se il Visto non è stato verificato dall'ufficio, perché il Visto non è vincolante per l'autorizzatore.
Si precisa che, anche se non si utilizzerà mai il visto amministrativo, questo sarà comunque visibile in griglia delle Autorizzazioni in Attesa.
Per verificare se il richiedente ha spuntato, in UWeb, il flag "Missione senza spese", si può consultare il pannello "Richiesta" del dg autorizzazione missione.
Se i campi "Costo presunto" e "Costo presunto spese" contengono il valore 0,00 allora la missione è senza spese.
